Le registre des élèves inscrits (ex registre matricule)
Circulaire n° 91-220 du 30 juillet 91 BO n° 32 du 19/09/91
C’est le registre dans lequel sont inscrits tous les élèves ayant fréquenté l’école. Pour chaque élève il doit indiquer :
• nom et prénom ;
• date de naissance ;
• nom et domicile des parents ;
• école fréquentée précédemment, avec deux sous colonnes : adresse de l’école, date d’effet
du certificat de radiation ;
• date d’inscription dans l’école ;
• date de radiation dans l’école ;
• observations éventuelles ;
• les départs des élèves lors de la remise des certificats de radiation et, si elle est connue, la nouvelle affectation (nouvelle école).
Ce registre est très important : il arrive souvent qu’un élève ayant fréquenté l’école il y a plusieurs années ait besoin d’un certificat de scolarité.
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Le registre de sécurité
BO n° 34 du 02/10/97
Doivent être inscrits dans ce registre :
• les dates de passage de la commission de sécurité ainsi que les commentaires et les travaux réalisés à sa demande ;
• les dates des exercices d’évacuation des bâtiments scolaires, la durée de l’évacuation et les problèmes éventuellement rencontrés ;
• les interventions des pompiers dans l’école et, d’une manière plus générale, tout ce qui concerne la sécurité de l’école ; les consignes de sécurité.
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Le plan d’évacuation de l’école
Trois exercices pratiques d’évacuation doivent avoir lieu au cours de l’année scolaire ; le premier exercice doit se dérouler durant le mois qui suit la rentrée. Ces exercices ont pour objectif d’entraîner les élèves et le personnel sur la conduite à tenir en cas d’incendie.
Les conditions de leur déroulement et le temps d’évacuation doivent être consignés sur le registre de sécurité.

PPMS
BO HS n°3 du 30 mai 2002
Circulaire n°2015-206 du 25 novembre BO n°44 du 26/11/15
Instruction du 22 décembre 2015 BO n°48 du 24/12/15
Instruction ministérielle du 29 juillet 2016
L’élaboration du PPMS est réalisée sous le pilotage du directeur d’école ou du chef d’établissement.
Ce document doit être actualisé pour présenter toutes les garanties d’opérationnalité, en cas de risque majeur.
Son objectif est de mettre à l’abri les enfants et les personnes dans l’attente de l’arrivée des secours.
Il est validé par la réalisation d’exercices de simulation et doit être mis à jour annuellement.

DUER
Code du travail, article R 230-1
Décret n°2002-20016 du 05/11/01
Circulaire DRT n°6 du 18 avril 2002
BO n°37 du 02 octobre 2008
Le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnel (DUER) retranscrit l’évaluation des risques auxquels sont exposés les personnels en situation normale de travail ainsi que les mesures de prévention mises en place.
Il doit être actualisé annuellement et / ou en cas d’une modification importante de l’agencement des locaux, et/ou en cas de consigne nationale portant sur une évolution de la réglementation ou d’existence d’un nouveau type de risque reconnu.

Le registre santé et sécurité au travail (registre hygiène et sécurité)
Décret n°82-453 du 28 mai 1982 modifié, article 3-2
Il permet à chaque personne, personnel administratif et de service, enseignant, parent d’élève, fréquentant un établissement d’indiquer tout dysfonctionnement observé dans l’école en matière de santé et de sécurité.

Le registre de signalement d’un danger grave et imminent
Décret n°82-453 du 28 mai 1982 modifié, article 5-7 et 5-8
Il est ouvert dans l’école dans le cadre de la réglementation relative à la procédure d’alerte et au droit de retrait en cas de danger grave et imminent

Le dossier technique amiante
Code de la santé publique, article R 1334-25
Décret n°2011-629 du 3 juin 2011
L’école doit disposer du rapport de contrôle amiante (DTA) pour tous les bâtiments construits avant le 1er juillet 1997 (au besoin, en faire la demande au maire). Si des matériaux en bon état au moment du contrôle contiennent de l’amiante, leur état est à contrôler tous les 3 ans (le résultat de l’évaluation devant être transmis par le maire).
Il doit être annexé au registre de sécurité incendie (il fait l’objet d’une vérification par la commission de sécurité).

Le registre ou dossier de suivi des accidents des élèves
Il sert à la déclaration, à l’archivage et permet d’assurer le suivi des accidents.

Le registre des premiers soins et urgences
BO n° 1 du 06/01/00
Noter, en cas de soins significatifs le nom de l’élève ayant bénéficié de soins, la date et l’heure de l’intervention, les mesures de soins et d’urgence prises, ainsi que les éventuelles décisions d’orientation de l’élève (retour dans la famille, prise en charge par les structures de soins).
Voir le BO

Le registre des délibérations des conseils des maîtres
BO spécial n° 9 du 03/10/91
Toute réunion du Conseil des maîtres fait l’objet d’un compte rendu qui sera conservé dans un registre spécial. Ce compte-rendu sera rédigé par un enseignant et signé par le directeur. Une copie de ce compte rendu est ensuite envoyée à l’I.E.N.
Il n’y a pas de règles précises pour la tenue de ce registre qui sera, dans la plupart des cas, un cahier dans lequel on collera un exemplaire du compte rendu.

Le registre des délibérations du conseil d’école
BO spécial n° 9 du 03/10/91
Un compte rendu de chaque réunion du Conseil d’école doit être conservé à l’école. Si la prise de notes, au cours de la même réunion peut-être confiée à un enseignant ou à un parent, le compte rendu est rédigé sous la responsabilité du directeur de l’école.
Voir le BO

Attention : depuis la mise en application du décret n°2020-1633 du 21 décembre 2020, un procès-verbal (et non un compte rendu) de la réunion « est dressé par son président, signé par celui-ci puis contresigné par le secrétaire de séance et consigné dans un registre spécial conservé à l’école ».
Le SNALC vous rappelle qu’un compte rendu n’est pas un procès-verbal.
Un procès-verbal a pour objet d’établir et de conserver les faits et les décisions des séances. Il a une valeur contractuelle. C’est la mémoire officielle de l’école.
Alors qu’un compte rendu résume ce qui s’est dit et déroulé au cours d’une réunion comme le conseil de maîtres ou de cycle. C’est une mémoire officieuse de l’école.

Le cahier de comptabilité de la coopérative
Un cahier de comptabilité doit être tenu qu’il s’agisse de l’OCCE ou d’une association. Il peut tout à fait s’agir d’un document sous forme informatique (logiciel spécial, excel, …)
Le directeur est tenu de le présenter lors d’une inspection.

Les registres d’inventaire
Plusieurs registres d’inventaire doivent être tenus dans l’école : y est enregistré tout le mobilier de l’école avec la date d’achat, et l’affectation actuelle (classe, salle polyvalente, etc.).
Tout matériel acheté par l’école (sauf les «consommables» : cahiers, papiers, craies, etc.) est noté dans ce registre :
· livrets scolaires ;
· livres de bibliothèque ;
· matériel pédagogique : diapositives, disques, cassettes audio ou vidéo, etc. ;
· matériel audiovisuel : projecteur, magnétophone, magnétoscope, télévision, etc. (penser à noter les numéros de série en cas de vol) ;
· matériel informatique.
Il est important de différencier (en utilisant, par exemple, deux registres différents) le matériel acheté sur crédits communaux du matériel acheté par la coopérative scolaire.

Les cahiers d’appel
BO n° 9 du 03/03/1966
Code de l’éducation
Il y a un cahier d’appel par classe. Le directeur doit veiller à ce qu’il soit régulièrement tenu.

La fiche annuelle des effectifs
Circulaire n°91-220 du 30 juillet 1991
La fiche annuelle est tenue à jour régulièrement, le point étant fait en début et en fin d’année scolaire et, en outre, selon la périodicité et les modalités fixées par l’inspecteur d’académie, directeur des services départementaux de l’éducation nationale.
Au fur et à mesure des inscriptions et des radiations réalisées, les rubriques de la fiche annuelle sont actualisées.

Équipements de jeux
Décret n°96-1136 du 18 décembre 1996, article 3
Ces installations doivent faire l’objet d’un contrôle périodique. Un dossier comportant tous les documents concernant chaque équipement (plans, conformité, notices d’emploi, d’installation et d’entretien, maintenance, …) est tenu à la disposition de l’agent chargé du contrôle.

Équipements sportifs
Code du sport article R 322-25
Décret n° 96-495 du 4 juin 1996
Un registre de suivi périodique de ces équipements comportant toutes les informations sur la conformité des installations et les vérifications opérées par un technicien qualifié doit être mis en place avec le propriétaire.

Portes et portails automatiques et semi-automatiques
Code du travail, article R 4224-13
Arrêté du 21 décembre 1993
Un entretien et une vérification au moins semestrielle, ainsi qu’à la suite de toute défaillance, sont réalisés par un technicien qualifié ou un prestataire. Toutes les informations relatives à la maintenance ainsi que les caractéristiques de portes et portails doivent être réunies dans un dossier.

Registre des fiches de données de sécurité (F.D.S)
Code du travail, articles R 4412-59 à 93 et R 4412-38
Règlement UE n°453/2010 du 20 mai 2010 (directive REACH)
Tous les produits chimiques utilisés dans l’établissement (produits d’entretien, peintures…) qui ont un pictogramme de sécurité doivent avoir une FDS avec les renseignements sur le stockage, l’utilisation et les premiers secours. Ces fiches sont consultées avant chaque utilisation et conservées dans un registre à disposition. Elles sont obligatoirement fournies par le fabricant.

Les affichages obligatoires

– Déclaration des droits de l’homme, drapeau de la France et de l’Union Européenne
– Publications syndicales
– Plan d’évacuation et consignes de sécurité d’évacuation dans chaque classe, dans les lieux fréquentés et les couloirs
– Tableaux de services de surveillance (en l’absence d’affichage, chaque enseignant est responsable de sa classe)
– Consignes précises sur la conduite à tenir en cas d’urgence (médicale)
– Planning d’utilisation des locaux
– Renseignements administratifs (dans le bureau) : liste des classes et répartition des effectifs/classe
– Adresses et téléphones (école, mairie, DSDEN, IEN)
– Planning des Conseils (école, maîtres et cycle)- non obligatoire mais conseillé
– Tableau d’organisation des APC
– Affiche « 119 » (appel d’urgence Enfance maltraitée). Télécharger l’affiche

Pour informations aux parents (à l’extérieur de l’école) :
– Affiche du niveau « posture Vigipirate » en cours (à mettre à jour à chaque demande ministérielle)
– Règlement intérieur de l’école
– Charte de la laïcité
– Liste et contacts des parents d’élèves élus
– En fonction de la période :
• début octobre : résultats des élections de parents d’élèves,
• le PV du Conseil d’école (après chaque conseil d’école),
• Informations données par la Mairie (inscriptions …).